Privacybeleid

In het kader van de Europese wetgeving GDPR (General Data Protection Regulation) wil DDVD zijn beleid inzake privacyregels bekend maken.

Teneinde haar overeenkomst met de klant te kunnen uitvoeren, is het onvermijdelijk dat DDVD persoonsgegevens verwerkt, welke toelaten partijen, leveranciers, contactpersonen en alle andere relevante derden in een dossier te identificeren.

DDVD is verantwoordelijk voor de verwerking van de verzamelde persoonsgegevens, en zij stelt alles in het werk opdat de privacy van de betrokken personen wordt gerespecteerd en de persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke vereisten worden verwerkt.

DDVD wil u via deze weg informeren over welke persoonsgegevens zij verwerkt, wat er deze persoonsgegevens gebeurt en welke rechten u heeft.

1. Aard van de verzamelde persoonsgegevens:

DDVD verzamelt persoonsgegevens aan de hand van de informatie die door de klant wordt verstrekt in het kader van de haar toevertrouwde opdracht inzake juridische dienstverlenging of wanneer u het contactformulier op de website invult.

De gegevens welke verzameld worden zijn deze van welke toelaten een leverancier, een klant, een partij of een contactpersoon in een dossier te identificeren.

Hieronder vallen contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres; betalingsgegevens (BTW-nummer en bankrekeningnummer) en alle andere gegevens welke toelaten een partij met zekerheid te identificeren (b.v. KBO-nummer).

DDVD kan daarnaast ook andere, gevoeligere, gegevens verzamelen, wanneer deze dienstig zijn voor de behandeling van de haar toevertrouwde opdracht.

Zo kunnen gegevens i.v.m. strafrechtelijke vervolgingen of veroordelingen (strafblad), genetische of medische gegevens, financiële gegevens (bv. inkomsten/uitgaven, omzet, verlies,…), foto's, gegevens m.b.t. de familiale situatie, politieke en religieuze overtuiging of levensbeschouwing, etnische achtergrond, seksuele geaardheid, nummerplaten voertuigen, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid … verzameld worden.

Dit gebeurt enkel in zoverre dit nodig is in het kader van de behandeling van een welbepaald dossier en of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting of ter bescherming van vitale belangen en onder de voorwaarden voorzien in artikel 9 AVG.

2. Doel van de gegevensverwerking en herkomst van de gegevens:

DDVD verzamelt gegevens met het oog op een correcte uitvoering van de haar toevertrouwde opdracht (overeenkomst), op basis van de informatie welke haar in het kader van deze opdracht wordt verstrekt door de klant.

De persoonsgegevens worden bekomen via:

  • De betrokken personen, welke hun eigen persoonsgegevens meedelen
  • De klant, welke de gegevens van een (tegen-)partij of andere relevante partij meedeelt
  • Desgevallend, en enkel indien nodig in het kader van de uitvoering van de aan DDVD gegeven opdracht, worden deze gegevens bekomen via opzoekingen in de daartoe geëigende databases (rijksregister, KBO, nationale bank, Companyweb, Graydon…).

DDVD verwerkt die persoonsgegevens welke noodzakelijk en/of ter zake dienend zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant, het instellen, uitoefenen en onderbouwen van rechtsvorderingen, of om op verzoek van de klant, voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst, waarbij de betrokkene partij is, maatregelen te nemen.

Daarnaast verwerkt DDVD ook die persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn om te voldoen aan op haar rustende wettelijke verplichtingen of om haar belangen als verwerkingsverantwoordelijke behartigen of de belangen van een klant of een derde te beschermen, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

Het spreekt voor zich dat deze gegevens principieel niet worden meegedeeld aan derden, behoudens hetgeen hieronder, onder punt 4, is uiteengezet.

De gegevens die DDVD verzamelt kunnen enkel gebruikt worden voor andere, hierboven niet voorziene doeleinden, mits zij de personen aan wie deze gegevens toebehoren voorafgaand informeert. Hierbij krijgt u de mogelijkheid om zich te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor deze nieuwe doeleinden.

Principieel gebruikt DDVD uw persoonsgegevens NIET voor marketingdoeleinden of het verzenden van nieuwsbrieven.

Enkel wanneer zich belangrijke wijzigingen voordoen, welke een impact hebben op of relevant zijn voor de dienstverlening van DDVD aan haar klanten en leveranciers (bv. adreswijziging, wijziging samenstelling kantoor,…) behoudt DDVD zich het recht voor om de klanten en leveranciers van wie zij over persoonsgegevens beschikt hierover via een nieuwsbrief of mailing te informeren.

3. Wijze waarop de gegevens verwerkt, bewaard en beveiligd worden:

DDVD maakt gebruik van software van TOGA (dossierbeheersoftware), Microsoft en de diensten van DVIT (IT-ondersteuning en beveiliging), welke de verzamelde persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de geldende Europese regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. De overeenkomsten met deze verwerkers bevatten de nodige garanties betreffende de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de conformiteit met de privacywetgeving.

De gegevens worden bijgehouden op elektronische wijze via het interne beheer programma TOGA op een lokale server, in eigen beheer. Om dataverlies te voorkomen worden deze gegevens ook als back-up bewaard, zowel intern als in de Cloud. Ook worden deze gegevens bijgehouden in papieren versie (dossier).

Enkel de vennoten, advocaat-medewerkers, advocaat- stagairs en administratieve medewerkers van DDVD hebben toegang tot de aldus bewaarde persoonsgegevens en zij beschikken hiervoor . De identiteit van deze personen is ten allen tijden te consulteren op de website www.advocatenddvd.be en zij worden tevens vermeld op het briefpapier.

Het staat DDVD vrij om in de toekomst te kiezen voor andere providers en dienstverleners dan deze welke hierboven vermeld worden, waarbij van nieuwe dienstverleners m.b.t. gegevensverwerking zal worden geëist dat deze zich confirmeren aan de geldende regelgeving, zowel Europees als nationaal inzake de bescherming van persoonsgegevens. In hoofde van DDVD gaat het hier om een inspanningsverbintenis.

DDVD levert hierbij alle redelijke inspanningen om de bewaarde persoonsgegevens te beveiligen en zal u onverwijld verwittigen, mochten er zich terzake een inbreuk in verband met uw persoonsgegevens voordoen met een hoog risico voor uw rechten en vrijheden.

4. Meedelen van gegevens aan derden:

Onder bepaalde omstandigheden kan DDVD genoodzaakt zijn uw persoonsgegevens aan derden mee te delen. In dat geval zal DDVD alles in het werk stellen opdat deze derden eveneens alle terzake geldende verplichtingen m.b.t. persoonsgegevensverwerking respecteren, zonder dat in hoofde van DDVD sprake kan zijn van een resultaatsverbintenis.

Tevens bestaat de mogelijkheid dat DDVD op grond van een wettelijke verplichting of een bevel van overheidswege uw persoonsgegevens aan derden moet meedelen.

Ook kunnen deze gegevens geheel of gedeeltelijk aan derden worden geopenbaard, wanneer dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de door de klant gegevens opdracht, de uitvoering van de overeenkomst, of mits uitdrukkelijke toestemming van de klant.

Door het geven van een opdracht of het sluiten van een overeenkomst, verleent u in ieder geval de toestemming aan DDVD om uw gegevens aan derden mee te delen voor zover dit dienstig is voor DDVD om de haar toevertrouwde taak uit te voeren.

Verder kan DDVD gehele of gedeeltelijke inzage in uw persoonsgegevens verlenen aan derden wanneer dit noodzakelijk is om haar rechten te vrijwaren.

5. Periode gedurende dewelke uw gegevens bewaard worden:

Uw persoonsgegevens worden minimaal bewaard gedurende een periode van 5 jaar na het einde van de overeenkomst, gezien de verplichting welke terzake op advocaten rust. Uw gegevens kunnen ook na het verstrijken van deze termijn worden bewaard wanneer een andere bewaarperiode wettelijk verplicht (bv. in het kader van de anti-witwaswetgeving) is of noodzakelijk is ter bewaring of wanneer zij in het dossierbeheerprogramma gekoppeld zijn aan nog actieve dossiers, hetgeen het onmogelijk maakt deze gegevens te verwijderen.

6. Recht op inzage en rechtzetting:

Op eenvoudige vraag per mail aan info@advocatenddvd.be kan u inzage krijgen in uw eigen gegevens. Deze worden u meegedeeld in een gangbaar formaat (bv. pdf-document).

Zo kan u nagaan welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.

U kan bij deze gelegenheid vagen om onjuiste gegevens te verbeteren of aan te vullen.

U heeft tevens het recht om te weten aan wie deze gegevens worden meegedeeld en voor welke doeleinden dit gebeurt. Deze informatie wordt u op eerste verzoek verstrekt.

7. Recht op gegevenswissing:

U heeft het recht om de bewaarde persoonsgegevens te laten wissen wanneer:

  • a) de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
  • b) u de toestemming waarop de verwerking berust intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is.
  • c) u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking
  • d) de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn
  • e) de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
  • f) de persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij

De aanvraag tot verwijdering van uw gegevens kan geweigerd worden op grond van:

  • de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie
  • wettelijke verplichtingen
  • redenen van algemeen belang op gebied van volksgezondheid
  • met het oog op archivering in het algemeen belang, in het kader van wetenschappelijk of historisch onderzoek
  • omwille van de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

8. Recht op beperking van de verwerking:

U heeft het recht de beperking van de verwerking te verkrijgen indien een van de volgende elementen van toepassing is:

  • de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  • de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
  • DDVD heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

Wanneer u de verwerking beperkt, mogen uw persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerkt worden met uw toestemming, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon, of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Unie of voor een lidstaat.

Wanneer u een beperking van de verwerking heeft verkregen, wordt u door ons op de hoogte gebracht voordat de beperking van de verwerking wordt opgeheven.

9. Recht op overdraagbaarheid:

De persoon van wie gegevens verwerkt worden heeft het recht om persoonsgegevens die hij heeft verstrekt, te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. De gegevens worden overgedragen, binnen een tijdspanne van een maand (verlengbaar met 2 maanden), in een gestructureerde gangbare en elektronisch leesbare vorm. Dit kan enkel voor gegevens worden verwerkt via een geautomatiseerd procedé en die DDVD op basis van toestemming of overeenkomst werden verstrekt.

10. Recht van bezwaar:

U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende gerechtvaardigde en zwaarwichtige redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van de u betreffende persoonsgegevens tenzij DDVD gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de door u ingeroepen belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

11. Recht op een klacht:

Wanneer u meent een inbreuk vast te stellen bij de verwerking van uw persoonsgegevens kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit :

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35

E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be

12. Uitoefening van uw rechten:

Teneinde uw bovenvermelde rechten uit te oefenen dient u een geschreven verzoek, per post of via e-mail op het adres info@advocatenddvd.be aan DDVD te richten. Dit verzoek moet gedagtekend zijn, voorzien van uw handtekening en dient steeds vergezeld te zijn van een kopie van voor- en achterzijde van uw identiteitskaart.

Een gegrond verzoek dat aan deze voorwaarden voldoet wordt in principe door DDVD ingewilligd binnen de maand, te rekenen vanaf de ontvangst, tenzij het verzoek complex is, of technische problemen de uitvoering ervan verhinderen.

Wanneer DDVD uw verzoek ongegrond bevindt, deelt zij u dit eveneens binnen de maand mee, waarna u het recht heeft om desgevallend een klacht in te dienen conform punt 11 van deze privacyverklaring.

13. Toestemming:

De onderschrijver verklaart kennis te hebben genomen van het bovenstaande en geeft DDVD de toestemming om zijn/haar persoonsgegevens te verwerken en te gebruiken in het kader van de verwerkingsdoeleinden.